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Process Management - Standardlösungen für den
Mittelstand |
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Business Process Management -
Standardlösungen für den
Mittelstand |
Holger
Schellhaas |
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Dipl. Math.
Holger Schellhaas ist Managing Director der
evoltas solutions ltd. in München und seit
Jahren als Berater für Prozessmanagement,
Compliance und IT Governance aktiv. Gemeinsam
mit Software-Partnern und Systemintegratoren
realisiert evoltas innovative BPM-Lösungen im
SAP- und Microsoft-Umfeld bei Dienstleistern,
Energieversorgern und mittelständischen
Industrieunternehmen. [ Profil
ansehen ]
Dieses Interview
behandelt die Gestaltung von Portallösungen als
Integrationsplattform für Arbeitabläufe im
Mittelstand. Es wurde im Rahmen der
Conex-Veranstaltung "Forum Geschäftsprozesse
2006" in Wien geführt. |
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Herr Schellhaas,
inwieweit betrifft das Thema BPM mit seinen
Chancen und Risiken Ihrer Ansicht nach den
Mittelstand? Transparenz und
Nachvollziehbarkeit der Prozesse gehört für
international operierende Mittelständler zum
Unternehmensalltag, d.h. sie sind damit
konfrontiert, sowohl die bestehenden deutschen
als auch die internationalen (insbesondere US)
Gesetze und Standards zu erfüllen und zu
befolgen. Diese Compliance-Erfordernisse
entstehen nicht nur durch die Regulierungen
selbst, sondern auch durch mögliche
Anforderungen von nationalen und internationalen
Kunden und Lieferanten. Besonders betroffen
davon sind Unternehmen der Pharma-,
LifeSciences- und Medizintechnik-Branche, die
die lückenlose Nachvollziehbarkeit der
Entwicklung und Fertigung ihrer Produkte
sicherstellen müssen. Dies ist ein
entscheidender Grund, dass der Mittelstand an
dem BPM Hype nicht vorbeikommt.
Welche Lösungen sind
für den Mittelstand sinnvoll und kostengünstig
machbar? Die Kernidee IT-gestützter
Prozesse ist, dem Nutzer alle Informationen, die
er für seine tägliche Arbeit benötigt, über eine
individuell zu konfigurierende
Bildschirmoberfläche bereitzustellen -
unabhängig davon, in welcher Anwendung diese
Informationen vorgehalten werden. Diese
Portallösungen - gleich welchen Typs - bilden
damit eine Integrationsplattform für Prozesse
mit folgenden Eigenschaften:
- Aggregation von Inhalten
- Personalisierung von Informationen
- Integration von Anwendungen
- Standardisierung (einheitliches
„Look&Feel“)
Realisiert auf Basis
von Standard-Produkten, wie z.B. Microsoft
SharePoint Portal Server, lässt sich ein
hervorragendes Kosten/Nutzen-Verhältnis für den
Einsatz im Mittelstand erzielen. Voraussetzung
ist, dass vor der Einführung von Portalen
gemeinsam mit den künftigen Nutzern eine
hinreichende Definition der zu unterstützenden
Prozesse und Schnittstellen erfolgen muss.
Was sind die
Herausforderungen im Mittelstand - an einem
konkreten Beispiel? PhytoLab, ein
Unternehmen der Martin Bauer-Holding -
unabhängiges Fullservice-Laboratorium für
pflanzliche Produkte und eines der führenden
Laboratorien Europas - ist ein gutes Beispiel.
Die Herausforderung besteht im
Qualitätsmanagement, d.h. bei der Entwicklung,
Analyse und Zulassung standardisierte Abläufe,
Genehmigungen und Fristen einzuhalten, damit es
auch zu einer Zulassung kommt. Verstöße gegen
Gesetze oder Fristen sind mit hohen finanziellen
Aufwendungen verbunden, da in der Regel eine
Verweigerung der Zulassung die Folge ist.
Mit
Hilfe standardisierter Portalbausteine auf Basis
von Microsoft SharePoint-Services entstand die
Branchenlösung „KIPS - Pharmazeutische und
medizinische Zulassung“, die das
Zulassungsverfahren von der Produktidee bis hin
zur Zulassung von pharmazeutischen und
medizinischen Produkten standardisiert. Die
Lösung wurde unter Beachtung folgender
Gesichtspunkte entwickelt:
- Personalisierter Zugriff des Projektteams
auf sämtliche relevanten Informationen (Termine,
Aufgaben, Dokumente, ...) des
Zulassungsprozesses über eine Weboberfläche per
Knopfdruck.
- Die komplexen Prüfprojekte werden nicht mehr
auf Papier verwaltet; dies ermöglicht eine
lückenlose Nachvollziehbarkeit und
Gewährleistung der Termintreue.
- Erfahrungen aus bereits abgeschlossenen
Zulassungsverfahren können komplett genutzt
werden.
In jedem Zulassungsverfahren
sind Termine, Meilensteine und Fristen
elementare Bestandteile, die über Terminregeln
für das Eskalationsmanagement frei definiert
werden können. Sachbearbeiter werden automatisch
über anstehende Termine und Fristen per Email
benachrichtigt. Unterstützt wird automatisches
Versionieren, Ein- und Auschecken, sowie
Genehmigungsfreigaben für Dokumente jeglicher
Art. Darüber hinaus ist ein frei definierbares
Vorlagenmanagement integriert.
Und welchen Nutzen
bringt BPM - aus Sicht des Anwenders -
tatsächlich? Mit innovativen BPM-Lösungen
lassen sich Standardprozesse qualitativ
hochwertiger, preisgünstiger und flexibler
organisieren. Das Ziel ist letztlich eine an den
Geschäftsprozessen ausgerichtete
IT-Infrastruktur, die schnell auf veränderte
Anforderungen reagiert. Der Nutzen in dem
beschriebenen Beispiel ist
offenkundig:
Steigerung der
Produktivität
Durch die Konsolidierung
der Informationen aus unterschiedlichen
Ablagesystemen in eine Weboberfläche, wird die
Zusammenarbeit der Mitarbeiter vereinfacht, da
problemlos Teammitglieder aus anderen Standorten
eingebunden werden können. Ein Zitat aus
Anwendersicht:
„Durch den Einsatz von
´KIPS-pharmazeutische und medizinische
Zulassung´ konnten wir die unproduktive Zeit um
10-15% reduzieren. Weiterhin entfällt die
aufwendige Suche in Papieren und Dokumenten. Per
Knopfdruck stehen alle Informationen und Reports
innerhalb von Sekunden zur Verfügung. Dies spart
Geld und Zeit“ (Frau Cornelia Höhne,
Prokuristin, PhytoLab GmbH & Co. KG)
Senkung der
Betriebskosten
Die elektronische
Standardisierung des Zulassungsprozesses
reduziert die effektiven Prozesskosten um bis zu
20%. Insgesamt konnten Einsparungen von 35.000 €
p.a. bei einer SW-Investition von nur 15.000 €
erzielt werden. Dazu ein weiteres Zitat aus
Anwendersicht:
“Mit dieser Lösung sind
wir in der Lage alle projektbezogenen Daten,
Dokumente und Aktivitäten zentral zu erfassen
und über die integrierten Berichte einfach zu
analysieren. Die automatischen
Erinnerungsfunktionen überwachen wichtige
Meilensteine und Fristen. Wir waren verblüfft
wie effizient, kostengünstig und schnell die
Lösung auf Basis von Windows SharePoint Services
und SQL-Server realisiert wurde.“ (Gerald Geier,
CIO, MB Managementservice GmbH & Co.KG)
Qualitätssteigerung und Erhöhung
der Leistung
Die edv-gestützte
Prozess-Standardisierung und -automatisierung
senkt die Fehlerquote innerhalb des
Zulassungsverfahrens signifikant und hält sowohl
internen als auch externen Audits stand. Und es
wird im Unterschied zu vorher das Verwalten,
Versionieren und Genehmigen von Dokumenten aller
Art für alle Beteiligten validierbar. Also
konnte insgesamt die oben angesprochene
Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Prozesse
erreicht werden.
KIPS („Knowledge is
Power“ Solution) ist ein Markenzeichen des
Microsoft Gold-Partners IPI GmbH - http://www.ipi-gmbh.com/ - in
Lichtenau bei Ansbach, mit dem evoltas solutions
bei der Realisierung von SharePoint-Lösungen eng
zusammenarbeitet.
Kontakt und
technische Details:
Holger
Schellhaas
evoltas solutions
ltd.
Schmaedelstr. 20
D-81245
München
phone: +49 (0)170 240 85 70
hs@evoltas.de
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